یکی از مهمترین دغدغه های هر سازمان یا کسب و کاری مسائل مالی آن مثل میزان سوددهی، حقوق و… است اما رسیدگی به این امور تخصص خودش را نیاز دارد از همین رو آشنایی با نحوه چگونگی استخدام حسابدار و جذب یک حسابدار متخصص می تواند در وقت و هزینه شما صرفه جویی کرده و از کلاهبرداری، زیان، جریمه های مالیاتی جلوگیری نماید.
حسابدار کیست؟
حسابدار، کارشناسی است که به امور مالی رسیدگی کرده و اسناد مالی مثل ترازنامه را تهیه می کند همچنین این افراد با گزارشات مالی که از فرایندهای مالی شما دارند بر دقت و قانونی بودن معاملات نیز نظارت می کنند تا مجموعه شما در آینده دچار جریمه ها و تخلفات مالی نگردد و بطور کلی می تواند موارد زیر را برای وظیفه یک حسابدار در نظر گرفت:
ارزیابی کسب و کار
مشاوره
مدیریت بحران
برنامه ریزی استراتژیک
تحلیل مالی
چه موقع به استخدام حسابدار نیاز پیدا می‌کنیم؟
اگر زمان و دانش کافی برای انجام امور مالی خود را ندارید بهترین راه حل واگذاری امور مالی خود به یک متخصص است.
چه وظایفی را باید به حسابدار محول کرد؟
امور متداولی که یک حسابدار باید برای شما انجام دهد شامل موارد زیر می گردد:
– بروزرسانی کردن دفاتر حسابداری و مالی مطابق با اصول حسابداری و قوانین مالیاتی
– داشتن تسلط به قوانین مالیاتی و ارائه مشاوره در خصوص مسائل مالیاتی مثل معافیت های مالیاتی و کسورات
– تهیه و ارسال اظهارنامه مالیاتی در موعد مقرر
– ثبت کردن همه ی هزینه‌ها، درآمدها و فاکتورها
– رسیدگی و مدیریت پرداختی ها و دریافتی ها
– مشخص کردن بستانکار و بدهکار و تراز کردن حسابها
– محاسبه حقوق و بیمه کارکنان و پرداخت آنها
ویژگی‌های یک حسابدار متخصص چیست؟
منظم بودن: یک حسابدار خوب فردی است که علاوه بر نظم شخصی خود بتواند بر امور مالی شما هم نظم ببخشد در غیر این صورت حسابدار می تواند شما را به دلیل به هم ریختگی حسابها تا مرز ورشکستگی پیش ببرد.
دقیق بودن: دقت داشتن در امور مالی یکی از اصل های اساسی این حرفه است به این دلیل که بی دقتی یک حسابدار می تواند موجب سندهایی ناقص، غیر واقع و غیر شفاف شود که این امر سبب ارائه گزارشات اشتباه و گمراهی در تصمیمات مدیران خواهد شد.
صراحت داشتن: اگر حسابدار با صراحت با شما سخن نگوید و بنا به دلایل یا مصلحت اندیشی بخشی از اطلاعات را در اختیار شما قرار ندهد چنین امری موجب خواهد شد که شما در تعیین برنامه های خود دچار خطا شوید از همین رو بهتر است در هنگام مصاحبه با افراد، کسی انتخاب کنید که با صراحت کامل همه نظرات خود را بیان می کند نه افرادی که به هر شیوه ای تلاش می کنند که در مصاحبه رضایت شما را جلب نمایند.
صداقت: داشتن معیار صداقت و امانت داری برای یک حسابدار بسیار مهم است و بهتر است قبل از استخدام در خصوص این موارد در سابقه کاری حسابدار تحقیق نمایید.
به روز بودن اطلاعات: به دنبال حسابداری باشید که از آخرین قوانین و دستورالعمل های حسابداری، قوانین مرتبط با حقوق و دستمزد و از همه مهمتر قوانین مالیاتی که به سرعت در حال تغییر هستند نه تنها اطلاع داشته باشد بلکه همیشه به دنبال آخرین اخبار در این زمینه باشد.
همچنین شما می توانید یک بودجه آموزشی برای بروز نگهداشتن حسابداران خود در نظر بگیرید تا از این طریق اطمینان حاصل کنید که اسناد مالی شما براساس آخرین قوانین ایجاد می گردد.
محافظه‌کار بودن: وقتی حسابدار محافظه کار باشد، تمامی اسناد مالی خود را با دقت بالایی انجام داده و با کمترین ریسک ممکن اسناد مالی را تنظیم می کند.
اهل کار تیمی باشد: یک حسابدار برای دریافت اطلاعات و ارائه اطلاعات در قالب گزارش ها باید بتواند اهل کار تیمی باشد و این سمت شغلی صرفا یک کار انفرادی نیست.
سخت گیر بودن: زمانی می تواند یک حسابدار در کار خود نظم و دقت را پیاده سازی نماید که جدی و سختگیرانه امور خود را پیش ببرد.
تجربه کاری با نرم افزارهای حسابداری: امروزه همه کارها به کمک نرم افزارهای حسابداری انجام می شود و حسابدار شما به جای تسلط به ماشین حساب باید تجربه کاری با نرم افزارهای حسابداری را داشته باشد.
اطلاع از قوانین: یک حسابدار باید به تمام قوانین حسابداری، مالیات، اداره کار و بیمه آگاهی کافی داشته باشد.
توانایی کار با Microsoft Office: هر حسابداری باید به Excell و word در کنار نرم افزار حسابداری مسلط باشد تا از این طریق بتواند برای تهیه انواع گزارشات متنی و نموداری از آنها استفاده نمایید.
علاقه به کارهای روزمره: برخی از تیپ های شخصیتی به نحوی است که آنقدر تنوع پذیر بوده که تحت هیچ شرایطی تمایل به کارهای تکراری و روزمره ندارند اما انجام شرح وظایف یک حسابدار نیاز به فردی دارد که علاقه مند به کارهای تکراری و روزمره داشته باشد.
توانایی نوشتن گزارش: تحلیل اعداد و ارقام توسط همه افراد یک مجموعه همیشه امکان پذیر نیست از همین رو یک حسابدار باید بتواند با داشتن مهارت نامه نگاری و گزارش نویسی جریان مالی مجموعه را گزارش نماید.
توانایی اولویت بندی: یک حسابدار با توجه به حجم کاری بالایی که دارد باید بتواند با اولویت بندی کارها، زمان خود را مدیریت نماید در غیر این صورت به دلیل عقب افتادن کارها ممکن است مشکلات زیادی برای مجموعه به وجود بیاورد.
مدرک حسابداری: در فرایند استخدام بهتر است افرادی را جذب نمایید که دارای مدرک حسابداری باشند نه اینکه صرفا فرد استخدامی تجربه کار حسابداری را داشته باشد.
برنامه ریزی وجوه نقد: یک حسابدار با توجه به شرایط مجموعه باید بتواند برنامه هایی را برای تنظیم وجوه نقد تدوین نماید.
تخمین ارزش یک کسب و کار: یک حسابدار باید بتواند ارزش تجاری یک کسب و کار را براساس وضعیت مالی و دارایی شرکت مشخص نماید.
مراحل استخدام حسابدار
اول بررسی کنید که آیا مجموعه شما نیاز به یک حسابدار تخصصی در یک زمینه کاری مشخص دارد یا یک حسابدار عمومی هم که فقط به قوانین تسلط دارد می تواند نیاز مجموعه شما را برآورده نماید.
دوم بررسی کنید می خواهید کار خود را به یک حسابدار بسپارید یا به یک شرکت خدمات حسابداری
سوم در خصوص فرد حسابدار یا شرکتی که می خواهید امور مالی خود را به آنها واگذار نمایید تحقیق کرده و رزومه بخواهید
چهارم نوبت مقایسه افراد و شرکت ها است و ببنید کدام برای شما بهترین گزینه هستند و تعدادی را کاندید کنید
پنجم از افراد کاندید سوالات کلیدی و درستی را بپرسید
ششم نرخ دستمزد هر یک را بررسی کنید که می تواند به نسبت تجربه و تخصص متفاوت باشد.
هفتم با توجه به نتایج موارد بالا تصمیم نهایی را اتخاذ نمایید.
از چه روش هایی می تونم استخدام نمایم؟
مستقیما توسط مدیر: اگر شما به عنوان یک مدیر به امور مالی و مالیات آشنا هستید می توانید خودتان راسا برای جذب حسابدار اقدام نمایید.
از یک متخصص کمک بگیرید: به یک متخصص مثل یک مدیر مالی یا یک حسابدار با تجربه پول بدهید و بخواهید که رزومه ها را بررسی کرده و با افراد منتخب بصورت حضوری یا تلفنی مصاحبه کنند.
کمک از موسسات حسابداری: برای استخدام حسابدار یا مصاحبه می توانید از موسسات حسابداری کمک بگیرید حتی خیلی از این موسسات خودشان حسابدارهایی برای معرفی به شما دارند.
چه سوالاتی در هنگام استخدام حسابدار بپرسم؟
در ادامه به 12 سوال متداول در خصوص جذب نیروی حسابداری خواهیم پرداخت:
– چه پیشینه کاری و تجربیات دارید؟
– دلیل انتخاب رشته حسابداری شما چه بود و به چه دروسی علاقه داشتید؟
– با کدام شیوه حسابداری بیشتر آشنایی داشته و زمانی که یک مشکل حسابداری بر می خورید چه مراحلی را برای حل آن طی می کنید؟
– تاکنون با کدام نرم افزار حسابداری کار کرده‌اید و تا چه اندازه مسلط بودید؟
– در چه مشاغلی کار کرده اید و در آن تجربه کاری دارید؟
– مقطع و مدرک تحصیلی شما چیست؟
– چه دوره هایی رو تاکنون گذرانده اید؟
– موقعیت سخت و چالشی در محیط کار خود را چگونه مدیریت می کنید؟
– با چه شیوه ای کارهای خود را اولویت بندی می کنید تا در موعد مقرر انجام شود؟
– چه نقطه قوت و مهارتی به نسبت افراد دیگر دارید؟
– با توجه به مدل کار محوله (تمام وقت، پروژه ای، دورکاری) حقوق درخواستی شما چه میزان است؟
– تمایل دارید با کدام از روش های حضوری، تماس تلفنی، پیامک، ایمیل یا تماس تصویری با هم در ارتباط باشیم؟
آیا دوره آزمایشی برای حسابدار در نظر بگیرم؟
امروزه بسیاری از کسب و کارها برای نیروی جذب شده یک دوره آزمایشی در نظر می گیرند ولی اینکه بخواهیم از ماه اول بیمه یا بخشی از حقوق حسابدار را نپردازیم غیر قانونی است اما می توان بصورت یک ماه یا سه ماه قراردادبست و از همان ابتدا حقوق قانونی آن را بپردازیم تا با اینکار ریسک جذب نیروی ناکارآمد را کاهش دهیم.
اگر حسابدار استخدامی دچار اشتباه شد چه تصمیمی بگیرم؟
اشتباه بالاخره بخشی از هر کاری است اما اگر وظایف حساسی می خواهید به حسابدار محول کنید که می تواند در صورت اشتباه جرایم و ضررهای سنگینی را برای شما داشته باشد لازم است تمام فعالیت آن را توسط یک مدیر مالی تحت نظر بگیرید تا اقدامات آن ابتدا تایید و سپس ارسال و ثبت نهایی گردد همچنین شما می توانید با سرمایه گذاری بر روی آموزش این نیرو میزان خطاهای آن را کاهش داده و هر زمان که دچار خطا شد با دادن تذکرات لازم آن را به مسیر درست برگردانیم.
اگر به این نتیجه رسیدم حسابدار خوب نیست چکار کنم؟
اگر بعد از مدتی که حسابدار تازه جذب شده برای شما کار کرد ولی از عملکرد آن ناراضی بودید می توانید قرارداد خود را مطابق با بندهایی که از قبل برای آن در نظر گرفته اید فسخ نمایید اما این پایان ماجرا نیست و باید کار را به نحوی از آن تحویل بگیرید که خللی در کار مجموعه شما پیش نیاید از همین رو موارد زیر را تحویل بگیرید:
در صورت نیاز به فسخ قرارداد چگونه کار را تحویل بگیرم؟
اگر همکاری تا جایی پیش رفت که رضایت هر یک از طرفین حاصل نشد می توانید قرارداد کاری خود را فسخ نمایید اما در این مرحله دغدغه ای که برای مدیران وجود دارد این است که چگونه کار را تحویل بگیرم تا در مسائل جاری شرکت اختلالی ایجاد نشود؟ برای اینکه خیالتان بابت این موضوع راحت شود توصیه می کنیم موارد زیر را از حسابدار تحویل بگیرید تا با خیالی آسوده با او تسویه حساب کنید:
– آخرین وضعیت مالیاتی شرکت را دریافت کنید
– آخرین وضعیت ارزش افزوده و لیست بیمه
– لیست چک ها و وضعیت آنها
– دریافت اصل چک های مشتریان و دسته چک های مجموعه
– لیست حساب های بانکی و وضعیت هر کدام و تطبیق آن با دفاتر
– تحویل دفاتر قانونی
– لیست قراردادهای شرکت
– اسناد تضمینی در شرکت
– لیست معاملات فصلی
– بررسی تاریخ اسناد حسابداری ثبت شده
یک دیدگاه بنویسید