چرا نرم افزار حسابداری می تواند قفل کسب و کار من را باز کند؟

یکی از سوالات متداول مدیران کسب و کار این سوال است که چرا نرم افزار حسابداری داشته باشم و برای پاسخ به این سوال باید ابتدا بدانید این نرم افزار چه کمکی به شما می کند و سپس به این سوال پاسخ دهید که چرا نرم افزار حسابداری و انبار داری بخریم برای مدیریت امور مالی و تغییر شیوه سنتی کسب و کار شما اهمیت دارد.

نرم افزار حسابداری در گذشته

وقتی به گذشته سفر می کنیم، می بینیم که مدیریت یک کسب و کار به دلیل دستی بودن تمامی کارها چقدر خسته کننده و دشوار بوده است به عنوان مثال تعداد موجودی مورد نیاز مشتریان به صورت دستی به هر نسخه از فاکتورها اضافه می شد و پس از آن با محاسبه قیمت های موجودی اقلام، قیمت کل تعیین می گردید یا زمانی که می خواستند با تامین کنندگان تسویه حساب کنند و دچار اختلاف حسابهایی می شدند، براحتی مشخص نمی شد که کجای محاسبات آنها اشتباه شده است و برای همین این روند برای آنها بسیار خسته کننده و گاهی نا امید کننده می شد.

البته امروز هم خیلی ها هنوز برای ثبت یک فاکتور دستی 5 تا 15 دقیقه وقت می گذارند و اگر واقعا مجبور باشند که در طی یک روز ده ها فاکتور را بصورت دستی ثبت کنند، این احساس به آنها دست خواهد داد که در حال کار، روی یک پروژه تحقیقاتی بزرگ هستند!

چرا نرم افزار حسابداری و مالی به کسب و کار شما کمک می کند؟

امروزه که در بازار، نرم افزار حسابداری خوبی وجود دارد اگر بخواهید همچنان کارهای حسابداری خود را دستی انجام دهید کمی نگران کننده است به این دلیل که شما می توانید تمامی این کارها را در عرض چند دقیقه انجام دهید و شما به عنوان یک مدیر بهتر است محاسبات جزئی و دردسرهای بی اهمیت را از کار خود خارج کرده و و زمان خود را به کارهای مهمتر اختصاص دهید.

همچنین برای اینکه کسب و کار شما در این بازار زنده بماند باید بتوانید سلامت مالی آن را حفظ کرده و روز به روز در جریان نقدینگی خود و مدیریت آن بصورت خودکار و لحظه ای باشید اما برای داشتن این سلامت مالی و استفاده از یک نرم افزار حسابداری لزوماً نباید یک متخصص مالی باشید به این دلیل که هدف اصلی نرم افزار حسابداری این است که فرایند مالی را بتواند برای یک فرد عادی و غیر متخصص آسان و قابل فهم کند و به عبارت دیگر نرم افزار حسابداری قرار است وضعیت مالی یک کسب و کار را ارزیابی و از آن مراقبت کند تا امور مالی آن به راحتی امکان پذیر شود پس شما هم از این طریق می توانید محاسبات مالی خود را ساده سازی کرده و به دشمن شماره یک خود که تکرار کارهای گذشتگان یا همان ثبت امور مالی بصورت دستی است نه بگویید!

سرعت بخشی به کارهای حسابداری و انبار

استفاده از نرم افزار حسابداری به مشاغل اجازه می دهد تا امور مالی خود را با سرعت بیشتری نسبت به محاسبات دستی پردازش کنند و یکی از دلایل این افزایش سرعت استفاده از رایانه ها بوده که قادر هستند داده ها را به مراتب سریع تر از مغز یک انسان عادی پردازش کنند.

صرفه جویی در وقت و هزینه کسب و کار

زمان، مهمترین دارایی در یک کسب و کار است و استفاده بهینه از آن، مدیر را قادر می سازد تا بتواند هم به بهبود مسائل داخلی کسب و کار خود بپردازد و هم به مسائل خارج از محیط کسب و کار و چنین چیزی با ساده سازی و سیستمی کردن کسب و کار محقق می شود مخصوصا اگر کاربری ساده و راحت داشته باشد.

همچنین در کنار این اتفاق شما می توانید در هزینه های چاپ و کاغذ خود صرفه جویی کرده که البته این صرفه جویی تنها به همین مورد ختم نمی شود و در ادامه درباره یکی دیگر از عوامل صرفه جویی هزینه ها با شما صحبت خواهیم کرد.

فاکتور خرید و فروش

یکی از امکانات نرم افزارهای حسابداری قابلیت اتصال به دستگاه های چاپ فاکتور است و برای اینکه این فاکتورها برای برند شما معتبر به نظر برسند می توانید آرم، طرح و رنگ آنها را سفارشی کنید و همچنین هر زمان که بخواهید این فاکتورها را ردیابی کرده و ببینید سابقه فاکتورهای هر مشتری یا تامین کننده چگونه بوده است.

تعریف کارمندان و تعیین سطح دسترسی در نرم افزار

شما با داشتن یک نرم افزار حسابداری خوب می توانید بدون هیچ نگرانی گروهی کار کنید و برای هر کارمند خود دسترسی مشخصی را تعیین کرده و فرصت سو استفاده را از آنها بگیرید و علاوه بر این، چون کارهای جاری سیستمی می شود شما نیاز به کارمند کمتری دارید و این یعنی صرفه جویی در هزینه نیروی کار

موجودی و انبار

مدیریت موجودی با یک نرم افزار انبار برای پاسخگویی به نیاز مشتریان و همچنین برای ثبت سفارش از تامین کنندگان اهمیت زیادی دارد و از این رو باید بصورت لحظه ای همیشه به میزان موجودی خود دسترسی داشته باشید یا زمانی که می خواهید انبارگردانی نمایید باید این کار برای شما سریع و راحت بوده تا از خواب کالا که می تواند به شما حسابی ضرر برساند جلوگیری کند و همچنین یادتان باشد همیشه بخش زیادی از دارایی شما در موجودی انبار شما خلاصه شده است و به همین دلیل آگاه بودن از میزان آن بسیار اهمیت دارد.

گزارشات مالی

حالا دیگر نیازی نیست ساعتها خود را در کارهای حسابرسی غرق کرده تا بتوانید به وضعیت حساب ها رسیدگی و گزارش بگیرید بلکه شما می توانید به جای انجام دادن کارهای دستی تنها با یک کلیک انواع گزارش های روز ، هفته ، ماه یا سال را بدون هیچ سختی و زمان گذاشتنی دریافت نمایید و براحتی در هر لحظه تصمیم گیری های مالی و مدیریتی خودتان را اتخاذ نمایید و علاوه بر آن هر لحظه که بخواهید سوابق گزارشات را مشاهده کرده و از تلفات سندهای های مالی جلوگیری نمایید تا با این کار بتوانید بصورت خودکار تحلیل ها و بررسی های مالی خود را مخصوصا زمانی که با تامین کنندگان یا هر حالت دیگری دچار اختلاف حساب می شوید براحتی آنها را برطرف نمایید.

یکپارچه بودن نرم افزار حسابداری

شما در حالت دستی باید اطلاعات انبار، اطلاعات فروش، اطلاعات تامین کنندگان و… را در کنار یکدیگر بچینید و نتیجه گیری نمایید اما یک نرم افزار حسابداری یکپارچه می تواند تمام بخش های کسب و کار شما را با یکدیگر متصل کرده تا دیگر نیازی به محاسبات و گزارشات جدا نباشد و همه این کارها بصورت خودکار انجام گردد و این یعنی وقت کمتر، بهروری بیشتر

امور مالی بدون خطای انسانی

کاملاً طبیعی است که در محاسبه اشتباه کنید. ذهن شما همیشه با همان روحیه کار نمی کند ولی مشکل این است که یک اشتباه کوچک در محاسبه مالی می تواند برای کسب و کار شما ویران کننده باشد اما سیستمی کردن امور مالی باعث رشد کسب و کار شما شده و فرصتی برای انجام اشتباهات نمی دهد و می توانید:

– با استفاده درست از منابع، اشتباهات حسابداری را کاهش داده

– با نظارت بر جزییات، اسناد مالی عاری از خطا باشند

– می توانید قبل از نهایی کردن گزارش ها، به راحتی خطاها را پیدا کرده و تصحیح کنید.

– با ثبت رکورد داده ها می توانید با تجزیه و تحلیل درست اشتباه در محاسبات را بررسی نمایید

– موارد ثبت نشده و فراموش شده را کاهش دهید

و بطور کلی کارهای حسابداری را که مستعد خطا هستند، ساده و دقیق نمایید.

خزانه داری برای حساب ها و چک ها

مراقبت از حسابها، کار اصلی نرم افزار حسابداری است بطور مثال اطلاع از حساب های قابل پرداخت و مطالبات قابل دریافت به شما کمک می کند تا در برخورد با بانک ها، تمام هزینه ها، درآمدها، بدهی ها و دارایی ها را در یک بازه زمانی مشخص مشاهده کرده و در یک نگاه بتوانید جریان پول، درآمد و هزینه های خود را تجزیه و تحلیل نمایید.

جمع بندی

حالا که شما پاسخ سوال خود در مورد ” چرا نرم افزار حسابداری ” را دریافتید بهتر است شیوه مدیریت امور مالی خود را به روز کرده تا هم در وقت و هزینه های شما صرفه جویی شود و هم با ایجاد شفافیت از هدر رفتن سرمایه های شما جلوگیری گردد و این کار با داشتن یک نرم افزار حسابداری و انبار داری جامع و یکپارچه برای شما امکان پذیر است پس همین حالا تغییر خود را آغاز کنید…